Logiciel de facturation : est-ce obligatoire en freelance ?

Contexte et enjeux de la facture électronique

La réforme progressive et ses objectifs

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises soumises à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures sous forme électronique. D’ici au 1er septembre 2027, l’émission de ces factures deviendra également obligatoire pour l’ensemble des acteurs B2B. Cette mise en place graduelle vise plusieurs buts :

• Réduction de la fraude à la TVA grâce à un suivi en temps réel des échanges.
• Allègement des tâches administratives et baisse des coûts de gestion.
• Traçabilité et sécurisation des documents via des plateformes agréées.
• Meilleure visibilité de l’activité économique pour l’administration fiscale.

Le socle d’informations obligatoire

Une facture électronique ne s’improvise pas. Elle doit contenir un ensemble d’éléments fixes, validés par la loi :

• Le numéro SIREN du client.
• La date d’émission et le numéro de la facture.
• La description des prestations ou des biens livrés.
• La catégorie des opérations réalisées.
• L’adresse de livraison quand elle diffère du siège social.
• L’option TVA (comptabilisée d’après les débits si applicable).
• La remise, rabais ou escompte éventuel.

En complément, la facture doit être générée dans un format standardisé (Factur-X, UBL ou CII) et transmise via Chorus Pro ou une Plateforme Agréée. Sans ces caractéristiques, elle ne répond pas aux exigences légales.

L’obligation d’utilisation d’un logiciel de facturation

Depuis la réforme 2026-2027, toute entreprise assujettie à la TVA doit utiliser un logiciel de facturation immatriculé : Plateforme Agréée ou Solution Compatible. Cette obligation s’applique à tous les freelances, quelle que soit leur taille ou leur statut.

Vous êtes concerné dès que vous échangez en B2B. Les factures doivent être :

• Éditées dans un format standardisé (Factur-X, UBL ou CII).
• Transmises via une plateforme agréée ou Chorus Pro.
• Conservées en ligne avec traçabilité.

Périmètre de l’obligation

La réforme vise à généraliser la facture électronique pour :

• Les transactions inter-entreprises (B2B).
• Les ventes à un organisme public (déjà en place).
• Vos achats d’énergie ou de téléphonie (vous recevez des factures électroniques).

Conséquences en cas de non-conformité

Ne pas émettre vos factures via un outil certifié peut entraîner :

• Une amende de 15 € par facture non électronique.
• Un plafond de 15 000 € d’amende par an.
• Des retards de paiement et une image professionnelle dégradée.

Action : Vérifiez dès aujourd’hui si votre logiciel est immatriculé sur francenum.gouv.fr et planifiez votre migration avant septembre 2026.

Choisir le bon logiciel : critères et conseils

Vous hésitez entre dix, vingt ou trente solutions de logiciel de facturation ? On simplifie tout de suite. L’idée, c’est de retenir l’outil qui colle à votre quotidien de freelance ou de micro-entrepreneur. Pas celui qui vous embrouille.

Voici les quatre critères clés à vérifier avant de cliquer sur « acheter » :

• Certification : optez pour une solution immatriculée « Plateforme Agréée » ou « Solution Compatible » pour rester en règle avec l’administration fiscale.
• Ergonomie : l’interface doit être intuitive, que vous soyez à l’aise ou non avec la compta.
• Mises à jour : vérifiez que l’éditeur propose des évolutions régulières, surtout pour suivre la réforme de la facture électronique.
• Intégration : le logiciel doit pouvoir échanger facilement avec votre expert-comptable ou votre outil de gestion de projet.
• Essai gratuit : testez pendant au moins 7 jours pour déceler tous les points forts et les limites du logiciel.

Conseil : oubliez le prix comme premier critère. Un bon logiciel de facturation vous fait gagner du temps, et ce temps vaut plus que quelques euros économisés.

Calendrier de la réforme et sanctions éventuelles

La réforme de la facture électronique s’étale sur plusieurs étapes. Elle vise à moderniser les échanges et à réduire la fraude à la TVA. Voici le point sur les dates clés et les risques encourus si vous ne respectez pas ces obligations.

Dates clés de la généralisation de la facture électronique

• 1er septembre 2026 : obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
• Émission progressive selon la taille :
  • Grandes structures (taille XXL) : début 2026
  • PME intermédiaires : mi-2026
  • TPE et freelances : jusqu’au 1er septembre 2027
• 1er septembre 2027 : date butoir pour émission et réception de toutes les factures B2B électroniques.

Sanctions en cas de non-respect

Le non-usage d’un outil certifié ou le refus d’envoyer vos factures au format électronique vous expose à :

• Une amende de 15 € par facture manquante.
• Un plafond de 15 000 € de pénalité par an.

Adaptation pour freelances, micro-entrepreneurs et TPE

Chaque statut a ses spécificités. Freelances, micro-entrepreneurs et TPE n’ont pas les mêmes volumes de factures, ni les mêmes process. Pourtant, la facture électronique devient la norme d’ici 2027. Il faut donc choisir un outil pensé pour votre taille et votre rythme.

Comprendre vos besoins spécifiques

Commencez par évaluer votre activité :

• Nombre de factures mensuelles ou annuelles
• Simplicité d’utilisation
• Budget disponible
• Intégration avec votre comptabilité

Fonctionnalités indispensables

Un outil adapté doit proposer au minimum :

• Modèles de factures personnalisables et conformes aux normes
• Relance automatique des impayés
• Export comptable au format standard (CSV, Excel)
• Accès mobile pour facturer en déplacement

Sélection et mise en place

Pour être opérationnel rapidement :

• Vérifiez l’immatriculation en tant que Plateforme Agréée ou Solution Compatible.
• Profitez de la période d’essai pour tester l’ergonomie.
• Intégrez l’outil à votre logiciel de compta ou à votre expert-comptable.
• Formez-vous aux fonctionnalités clés (génération de PDF, e-reporting…).