Comment faire une facture pour une prestation de service ?

Définition et importance de la facture

Une facture est un document commercial qui officialise la vente d’un bien ou la réalisation d’un service. Elle regroupe les informations essentielles : identité du prestataire, identité du client, date d’émission, description de la prestation, montant à payer et, le cas échéant, le taux de TVA.

Au-delà de sa valeur commerciale, la facture joue un rôle clé en gestion :

• Justificatif comptable : elle sert de preuve de revenu.
• Preuve juridique : elle sécurise les relations contractuelles.
• Outil fiscal : elle permet de déclarer et de récupérer la TVA.

Facture de service vs facture de vente

Bien que proches, ces deux documents se distinguent par la nature de la transaction. La facture de vente porte sur un bien matériel, tandis que la facture de prestation de service concerne un travail ou une mission.

Caractéristique	Facture de vente	Facture de service
Objet	Achat/vente d’un bien	Prestation ou mission réalisée
Détail	Quantité, référence, prix unitaire	Nature du service, durée, tarif horaire ou forfait
Moment d’émission	À la livraison du produit	À la fin de la prestation ou selon échéancier
TVA	Appliquée au taux du bien vendu	Appliquée au taux légal des services
Exemple	Vente de matériel informatique	Conseil, maintenance, formation

Quelle que soit la nature de la facture, le respect des mentions obligatoires et la cohérence des informations sont indispensables pour sécuriser votre trésorerie et satisfaire vos obligations légales.

Mentions obligatoires et réglementation

Avant d’envoyer votre facture, assurez-vous d’y inclure toutes les mentions exigées par la loi. Ces informations garantissent la validité juridique, comptable et fiscale de votre document.

Quelles mentions doivent figurer sur votre facture ?

Une facture de prestation de service doit comporter au minimum :

• Date d’émission de la facture
• Numéro unique, généré de façon séquentielle
• Identité du prestataire : nom ou raison sociale, adresse, SIRET
• Identité du client : nom ou dénomination sociale et adresse
• Description précise de la prestation (nature, quantité, prix unitaire HT)
• Montant total HT et, le cas échéant, Montant TTC
• Taux de TVA et montant de la TVA ou mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »
• Éventuelles conditions de paiement : date d’échéance, pénalités de retard

Cadre réglementaire et obligations fiscales

En France, l’émission d’une facture est obligatoire pour toute prestation de service supérieure à 25 €. Le prestataire doit la délivrer dès la réalisation de la mission, et le client peut l’exiger à tout moment.

Toutes les factures doivent être conservées pendant 10 ans. À partir de septembre 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Pour rester en conformité :

• Vérifiez systématiquement la présence de chaque mention.
• Utilisez un logiciel de facturation pour automatiser la numérotation et l’archivage.

Étapes de création d’une facture

1. Rassembler les informations importantes

Avant toute chose, collectez toutes les données nécessaires :

• Identité du prestataire (nom, adresse, numéro SIRET)
• Coordonnées du client (nom, adresse)
• Description de la prestation (nature, quantité, tarif unitaire)
• Dates de réalisation et d’émission de la facture.

2. Générer un numéro de facture unique

La numérotation doit être chronologique et sans rupture. Par exemple :

• 2024-001
• 2024-002
• 2024-003

Ce système garantit un suivi clair et évite les erreurs.

3. Inscrire la date d’émission

La date de facturation correspond au jour où le service est facturé.
Elle doit figurer près du numéro de facture pour faciliter le calcul des délais de paiement.

4. Détail des prestations et tarification

Présentez clairement chaque élément facturable :

• Nom du service
• Quantité ou nombre d’heures
• Prix unitaire HT
• Montant total HT

Veillez à éviter les zones d’ombre pour le client.

5. Calculer le total et la TVA

Selon votre régime fiscal, ajoutez la TVA ou mentionnez l’exonération (« TVA non applicable, art. 293 B CGI »).
Ensuite, affichez :

• Montant total HT
• Montant de la TVA
• Montant TTC

6. Mentionner les clauses obligatoires

Insérez les mentions légales :

• Délai et conditions de paiement
• Pénalités de retard
• Escompte en cas de règlement anticipé

7. Envoyer et archiver

Envoyez la facture au format PDF par e-mail ou courrier. Conservez ensuite un exemplaire archivé au moins 10 ans, soit en version papier, soit dans un espace de stockage électronique sécurisé.

Gestion de la TVA et spécificités statutaires

Les régimes de TVA en prestation de service

En France, la TVA s’applique différemment selon le régime fiscal de l’entreprise. Deux cas de figure se présentent :

• Régime réel normal : facturation de la TVA au taux adapté, déclaration mensuelle ou trimestrielle.
• Franchise en base : exonération de TVA si le chiffre d’affaires n’excède pas le seuil légal.

Les taux courants pour une prestation de service sont :

• 20% : taux normal
• 10% : taux intermédiaire (certains services de transport, hébergement)
• 5,5% : taux réduit (services à la personne sous conditions)

Action : Consultez votre dernier avis d’imposition pour vérifier votre régime de TVA et son impact sur vos factures.

Adaptation au statut d’auto-entrepreneur et micro-entreprise

Si vous êtes auto-entrepreneur ou en micro-entreprise, vous bénéficiez généralement de la franchise en base de TVA. Vous ne facturez pas la TVA et ne la récupérez pas sur vos achats.

Sur la facture, ajoutez impérativement la mention :

« TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Cette mention évite tout malentendu avec votre client et garantit la conformité fiscale. En cas de dépassement du seuil de chiffre d’affaires, vous passez automatiquement au régime réel et devez :

• Modifier vos modèles de facture pour intégrer la TVA
• Choisir le bon taux et le faire figurer en HT, montant de TVA et TTC
• Mettre à jour vos déclarations auprès du service des impôts

Astuce : Programmez un rappel trimestriel pour suivre votre chiffre d’affaires et anticiper le basculement de régime.

Suivi des paiements et gestion des retards

Organiser son suivi des paiements

Un suivi rigoureux évite les oublis. Installez un tableau de bord simple ou un logiciel de facturation. Notez, pour chaque facture :

• Date d’émission
• Date d’échéance
• Montant HT et TTC
• Statut (envoyée, payée, en retard)

Action : créez dès aujourd’hui un fichier Excel ou créez vous un compte sur Selki pour visualiser vos paiements.

Relances adaptées et professionnelles

Une relance bien rédigée maintient la relation client et améliore vos chances de paiement. Structurez vos messages :

• Objet clair (“Rappel facture n°XX – échéance 15/04”)
• Rappel du détail de la prestation
• Montant dû et date d’échéance
• Instructions de paiement

Astuce : envoyez un premier rappel 5 jours avant l’échéance, un second le jour même, puis une mise en demeure si nécessaire.

Gérer les retards et impayés

Si le paiement tarde, enchaînez :

1. Relance 1 : J+1 après échéance
2. Relance 2 : J+7 avec mention des pénalités
3. Mise en demeure : J+15, par lettre recommandée