Guide pour gérer les retard de paiement : étape par étape

Comprendre les pénalités de retard

Avant de passer à l’action, il est essentiel de bien saisir ce qu’implique une pénalité de retard. C’est une charge financière automatique, due dès le premier jour de retard, sans rappel ni mise en demeure.

Définition et principe

Une pénalité de retard est calculée sur le montant TTC de la facture. Elle s’applique dès le lendemain de la date d’échéance indiquée. Inutile d’envoyer un courrier préalable pour les faire courir.

Conditions légales et négociation

Par défaut, le taux est celui de la Banque centrale européenne majoré de 10 points. Si vos conditions générales de vente (CGV) prévoient un taux spécifique, il ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal.

• Date d’émission de la facture : point de départ.
• Premier jour de retard : date d’arrivée des pénalités.
• Taux minimum : 3 × taux d’intérêt légal.

Action : Vérifiez vos CGV et vos factures pour vous assurer que le taux des pénalités est clairement mentionné et conforme à la loi.

Qui est concerné ?

Les professionnels sont soumis à ces pénalités. Pour les particuliers, l’application des pénalités est interdite, sauf accord contractuel spécifique sans limite légale.

Définir et mentionner les conditions générales de vente

Avant d’émettre votre première facture, prenez le temps de rédiger vos conditions générales de vente (CGV). Elles définissent le cadre légal de votre collaboration et vous protègent en cas de litige ou de retard de paiement.

Pourquoi rédiger des CGV ?

Des CGV limpides évitent les incompréhensions, renforcent votre crédibilité et facilitent le recouvrement :

• Préciser les délais de paiement pour chaque client
• Fixer le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire
• Limiter les contestations grâce à un cadre transparent

Où intégrer vos CGV ?

Pour être opposables, vos CGV doivent être accessibles avant toute commande :

• Sur votre site web, dans un onglet dédié
• Sur chaque devis et facture
• Dans vos emails de confirmation de commande

Que doivent contenir vos CGV ?

Au minimum, détaillez ces éléments :

• Le délai de règlement et ses modalités
• Le taux des pénalités de retard et la formule de calcul
• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 €)
• La procédure de relance et de mise en demeure

Action : Vérifiez que chaque document commercial porte un lien ou un renvoi vers vos CGV. Conservez la preuve de leur acceptation.

Calculer les pénalités et frais de recouvrement

Méthode de calcul

Pour chiffrer vos pénalités, appliquez la formule standard :

• Montant TTC de la facture
• Taux annuel des pénalités
• Durée du retard (en jours)

Formule : (Taux × Montant TTC) × (Jours de retard ÷ 360).
Ajoutez ensuite l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Exemples pratiques

Exemple 1 : facture de 2 000 € TTC, 30 jours de retard, taux de 13,15 %

Calcul : (0,1315 × 2 000) × (30 ÷ 360) = 21,92 €
+ 40 € = 61,92 € dûs au titre des pénalités et frais.

Exemple 2 : facture de 5 500 € TTC, 75 jours de retard, taux personnalisé à 15 %

Calcul : (0,15 × 5 500) × (75 ÷ 360) = 171,88 €
+ 40 € = 211,88 € au total.

Conseil : documentez chaque calcul et intégrez-le à votre tableau de suivi des impayés.

Mettre en place une procédure de recouvrement

Vous constatez des factures impayées ? Pas de panique. L’objectif est de structurer une procédure de recouvrement simple et efficace, qui vous permette de récupérer vos sommes dues sans ruptures de relation.

1. Planifier vos relances

Avant toute action judiciaire, prévoyez un calendrier précis de relances :

• – 5 jours avant la date d’échéance : e-mail de rappel cordial
• – 1 jour après l’échéance : appel téléphonique
• – 8 jours après l’échéance : relance écrite plus ferme

Action : Inscrivez ces dates dans votre logiciel de facturation ou votre agenda papier pour ne rien oublier.

2. Rédiger une mise en demeure efficace

Lorsque la relance reste sans réponse, passez à la mise en demeure. Elle doit comporter :

• la référence de la facture
• le montant dû et la date d’échéance
• le délai final de paiement (en général 8 jours)
• le rappel des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire

Modèle de phrase de mise en demeure : “Nous vous mettons en demeure de régler la somme de X € sous 8 jours, à défaut nous engagerons une procédure d’injonction de payer.”

3. Engager une injonction de payer

Si la mise en demeure reste sans effet, l’injonction de payer est la voie la plus rapide et peu coûteuse :

• Remplissez le formulaire Cerfa dédié
• Joignez la facture, la mise en demeure et vos CGV
• Déposez le dossier au greffe du tribunal compétent

Téléchargez le Cerfa sur le site du service public et préparez votre dossier.

Conseils pour prévenir et gérer les retards de paiement

1. Mettre en place des conditions de paiement claires

Avant toute collaboration, définissez précisément vos délais de paiement et votre taux de pénalités de retard dans vos conditions générales de vente (CGV). Un accord écrit évite les malentendus et vous permet d’agir dès le premier jour de retard sans rappel préalable.

Action : Vérifiez que chaque facture mentionne la date d’échéance et le taux de pénalité de retard choisi. Si ce n’est pas le cas, mettez à jour vos modèles de factures aujourd’hui.

2. Relances structurées et automatisées

Un processus de relance bien organisé multiplie vos chances de paiement rapide. Prévoyez :

• Un premier email friendly 5 jours avant échéance
• Une relance formelle le jour J en cas d’impayé
• Une mise en demeure sous 10 jours de retard

Astuce : Utilisez un outil de facturation qui envoie automatiquement ces relances comme Selki.

3. Suivi et gestion proactive de la trésorerie

Pour une trésorerie saine, suivez quotidiennement vos créances :

Étape	Objectif
Liste des factures émises	Vérifier les dates d’échéance
Créances à plus de 30 jours	Relancer immédiatement
Retards > 60 jours	Mise en demeure et pénalités

Ce suivi vous permet d’anticiper les risques de retard de paiement et d’agir avant que la situation ne dégénère.

4. Mesures en cas de retard

Si le client dépasse la date d’échéance :

• Appliquez immédiatement les pénalités de retard convenues
• Envoyez une mise en demeure avec accusé de réception
• Réclamez l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement

Action : Rédigez votre mise en demeure en 5 minutes à partir d’un modèle simple : mentionnez le montant dû, les intérêts et l’indemnité forfaitaire. Envoyez-la en LRAR.

En appliquant ces conseils, vous prévenez la plupart des impayés et vous gérez efficacement les situations de retard de paiement, préservant ainsi votre trésorerie et la pérennité de votre activité.